Ihr Kunde, ein Einkaufsverband oder eine Plattform verlangt einen BMEcat-Katalog, die Produktdaten liegen aber in Excel, CSV oder einem Export aus dem ERP. Dieser Beitrag beschreibt, welche Angaben Sie sammeln sollten und wie Prüfung, Erstellung und Übergabe ablaufen.

Welche Ausgangsdaten Sie sammeln sollten

Excel ist ein häufiger Einstieg. CSV-Dateien sowie Exporte aus ERP oder PIM sind ebenso mögliche Quellen. Entscheidend ist nicht der Dateiname, sondern ob die Angaben für den vereinbarten Katalog erkennbar sind.

  • Artikelkennungen, mit denen ein Artikel eindeutig bleibt
  • Kurz- und Langbeschreibungen, soweit sie vorliegen
  • Preise, Währung und Preisart, wenn der Empfänger sie erwartet
  • Bestelleinheiten, Verpackungseinheiten und verwandte Mengen
  • Verweise auf Bilder, Datenblätter oder andere Medien

Nicht jede Tabelle ist unmittelbar ausreichend. Fehlende Spalten, uneinheitliche Einheiten oder mehrere Artikel in einer Zelle müssen vor der Erstellung sichtbar werden. Eine pauschale Zusage, dass jede Excel-Datei genügt, gibt es nicht.

Welche Empfängervorgaben helfen

Wenn der Empfänger Vorgaben mitliefert, sollten Sie sie zur Anfrage dazulegen. Dazu können die BMEcat-Version, die Transaktion, ein ETIM-Release, eine ECLASS-Version oder schriftliche Abnahmekriterien gehören.

Diese technischen Angaben müssen Sie für die erste Anfrage nicht bereits kennen. Liegen sie nicht vor, wird die Zieldefinition gemeinsam geklärt. Ohne vereinbartes Empfängerprofil bleibt offen, welche Felder Pflicht sind und welche Werte der Empfänger verarbeiten kann.

Formatkonvertierung und fehlende fachliche Inhalte

Eine XML-Datei zu erzeugen ist noch kein fachlich passender BMEcat. Das Format beschreibt die Struktur. Ob Beschreibungen, Einheiten, Preise oder Klassifikationen inhaltlich stimmen, hängt von den Ausgangsdaten und den Vorgaben des Empfängers ab.

Fehlen fachliche Inhalte, werden sie nicht automatisch ergänzt. Bereinigung, Klassifikation und das Ergänzen fehlender Angaben sind nur dann Teil der Arbeit, wenn der Umfang dafür vereinbart ist. Was fehlt, wird vorher benannt.

Von der Prüfung bis zur technischen Validierung

  1. Ausgangsformat, ungefährer Artikelumfang, Empfänger und gegebenenfalls ein Wunschtermin werden erfasst.
  2. Struktur der Daten und Anforderungen des Empfängers werden geprüft. Eine geschützte Vorprüfung vorhandener Dateien ist nur nach persönlicher Freigabe möglich und begründet keinen Auftrag.
  3. Die Feldzuordnung legt fest, welches Quellfeld in welches BMEcat-Element übergeht und wo Werte angepasst oder offengelassen werden.
  4. Der Katalog wird im vereinbarten Umfang erstellt und technisch gegen das vereinbarte Empfängerprofil geprüft.
  5. Der Katalog wird bereitgestellt. Die Annahme durch den Empfänger oder eine Zertifizierung ist damit nicht pauschal zugesagt.

Produktdateien gehören nicht in das Kontaktformular. Die Übernahme der Daten zur Erstellung erfolgt nach Auftrag über den vereinbarten geschützten Weg.

Eigener Export, Werkzeug oder beauftragter Service

Ein eigener Export ist sinnvoll, wenn Ihr PIM oder ERP die benötigte BMEcat-Version und die Empfängervorgaben bereits unterstützt und Sie Feldzuordnung sowie Ergebnis selbst verantworten.

BMEtoolbox ist der Weg für vorhandene BMEcat-Dateien: öffnen, prüfen und in unterstützte Ausgaben konvertieren. Sie ist kein Excel-Import, mit dem aus einer Tabelle ein Katalog entsteht.

Ein beauftragter Service ist sinnvoll, wenn die Daten in Excel, CSV oder einem Export liegen und Empfängerprofil, Feldzuordnung und technische Prüfung gemeinsam festgelegt werden sollen. Die einmalige Erstellung ist dafür der Einstieg.

ETIM und ECLASS nur nach Anforderung des Empfängers

ETIM oder ECLASS sind keine allgemeine Pflicht für jeden BMEcat. Sie werden relevant, wenn der Empfänger eine Klassifikation, ein bestimmtes Release oder dazu passende Merkmale verlangt. Ohne diese Anforderung wird keine Klassifikation ergänzt. Eine vorhandene Klassifikation wird auch nicht als vollständig oder zertifiziert zugesichert.

Einmalige Erstellung und spätere Aktualisierung

Sie können zunächst einen Katalog beauftragen. Laufende Aktualisierungen, etwa bei Preis- oder Sortimentsänderungen, sind eine optionale Fortsetzung und werden separat vereinbart. Sie sind nicht automatisch Teil der einmaligen Erstellung.

Wie starten?

Für die erste Anfrage genügen das Ausgangsformat, der ungefähre Artikelumfang und der gewünschte Empfänger. Ein Wunschtermin kann dazukommen. Technische Details, die noch unklar sind, hindern die Anfrage nicht. Den konkreten Leistungsweg und das passende Formular finden Sie über den Hinweis unten.