Elektronischer Datenaustausch im B2B und E-Commerce

Unternehmen, sicher auch Ihres, stehen heute vor vielen – oftmals auch neuen – Herausforderungen, die durch ver√§nderte Markt-Gegebenheiten und neue Vertriebswege entstanden sind. Elektronischer Datenaustausch ist vermutlich eine dieser. Vor einigen Jahren war es noch an der Tagesordnung Bestellungen per Fax oder Telefon zu √ľbermitteln bzw. zu empfangen und Artikel- bzw. Produktkataloge in Papierform zu […]
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18. September 2023

Unternehmen, sicher auch Ihres, stehen heute vor vielen Рoftmals auch neuen РHerausforderungen, die durch veränderte Markt-Gegebenheiten und neue Vertriebswege entstanden sind. Elektronischer Datenaustausch ist vermutlich eine dieser.

Vor einigen Jahren war es noch an der Tagesordnung Bestellungen per Fax oder Telefon zu √ľbermitteln bzw. zu empfangen und Artikel- bzw. Produktkataloge in Papierform zu versenden.

In Zeiten des E-Commerce und immer vernetzten Systemen m√ľssen sich schlussendlich alle Unternehmen mit den Themen E-Commerce, Digitalisierung und Automatisierung auseinander setzen, um wettbewerbsf√§hig zu bleiben.

Doch wie so oft – jede Herausforderung bringt auch neue Chancen f√ľr das eigene Unternehmen. Prozesse k√∂nnen (bzw. m√ľssen) neu aufgestellt und im Idealfall auch optimiert werden.

Sollte Ihr Unternehmen heute noch keine Strategie oder L√∂sung f√ľr diese Themen haben, so sollten Sie schnell handeln. Oft fehlt es jedoch an Manpower, Know-How und den geeigneten Tools.

Wir möchten Ihnen hier einen kurzen Überblick geben, wie Sie Рohne jahrelanger Planung Рmit elektronischem Datenaustausch starten können oder diesen erweitern können.

Elektronischer Datenaustausch von Produktkatalogen

Der wohl einfachste Schritt ist der elektronische Datenaustausch von Produktdaten.

Lieferanten / Hersteller

Stellen Sie Ihren Kunden alle notwendigen Daten Ihrer Produkte in Form eines elektronischen Produktkatalogs zur Verf√ľgung. So k√∂nnen Sie Ihren Kunden und Partner tagesaktuell alle relevanten Daten √ľbermitteln, die auf deren Seite f√ľr die Pflege der Artikel n√∂tig sind. Auch Lagerbestands- und Preis-Updates sollten Sie m√∂glichst regelm√§√üig zur Verf√ľgung stellen.

Unsere Empfehlungen:

  • Produktdaten im BMEcat-Format
  • Bruttopreisliste im BMEcat integrieren
  • Nettopreise als kundenspezifischen BMEcat oder zus√§tzlich als CSV-Datei
  • Lagerbest√§nde als CSV-Datei – idealerweise 1-2 st√ľndlich

Alle Daten sollten Sie per FTP/SFTP zum Download bereitstellen.

Als Alternative zum dateibasierten Austausch k√∂nnen Sie Ihren Kunden auch eine API zur Verf√ľgung stellen, damit diese regelm√§√üig alle notwendigen Daten abrufen und verarbeiten k√∂nnen.

Händler / Einkäufer

Als H√§ndler, vor allem im E-Commerce ben√∂tigen Sie guten Content f√ľr Ihren Online-Shop oder andere Verkaufskan√§le wie beispielsweise Amazon.

Manuell bzw. h√§ndisch Produktdaten aufbereiten kostet viel Zeit – nat√ľrlich abh√§ngig von der Artikelanzahl – und bringt auch eine hohe Fehleranf√§lligkeit mit sich.

Sollte Ihnen Ihr Lieferant Produktdaten in elektronischer Form anbieten (können), Sie diese aber noch nicht verarbeiten, so sollten Sie das umgehend ändern.

Ihre Vorteile durch die Verarbeitung bzw. den (möglichst) direkten Import in Ihr System:

  • Aktualit√§t des Artikelstamms (vor allem wichtig bei Dropshipping)
  • oftmals besserer Content (der immer noch individuell angepasst werden kann)
  • aktuelle Preise um zu verhindern Produkte unter der Marge zu verkaufen
  • aktuelle Lagerbest√§nde – diese sollten so oft wie m√∂glich aktualisiert werden
  • Bild- und Mediendaten, die Ihnen sonst oft nicht zur Verf√ľgung stehen

Elektronischer Datenaustausch von Bestellungen und Aufträge

Nur mit elektronischen Produktdaten wird das gesamte Optimierungspotential nicht ausgesch√∂pft. Jede automatisiert und elektronisch √ľbermittelte Bestellung spart Ihnen Zeit und senkt die potentielle Fehlerquote.

Oft ist die gro√üe Hemmschwelle bei der Einf√ľhrung von EDI-Prozessen im Bestellwesen die Annahme, dass diese zeitaufw√§ndig und teuer sind.

Da kann ich Sie gleich etwas beruhigen…

Nat√ľrlich h√§ngt dies vom Aufwand der umzusetzenden Prozesse ab, in der Regel haben sich die Kosten f√ľr die Implementierung bereits nach wenigen Monaten bereits wieder amortisiert.

Welche Möglichkeiten haben Sie hier?

B2B-Aufträge empfangen

Sie wollen Ihren Kunden die M√∂glichkeit bieten Ihnen Bestellungen in elektronischer Form zu √ľbermitteln?
Sie haben keinen B2B-Online-Shop √ľber den Sie dies abbilden?
Ihre Kunden w√ľnschen sich EDI-Anbindungen per EDIFACT, openTrans oder anderen Formaten?

Bestellungen √ľbermitteln

Sie wollen EDI-Bestellungen an Lieferanten √ľbermitteln, Ihnen fehlt aber die M√∂glichkeit dazu?
Ihre Lieferanten verlangen Bestellungen in elektronischer Form?
Sie benötigen eine Lösung zur Übermittlung von EDIFACT, openTrans oder anderen Bestellformaten?

F√ľr alle Szenarien – egal ob das Senden oder Empfangen – hinsichtlich EDI-Bestellungen bzw. EDI-Auftr√§gen gilt:

Der dateibasierte elektronische Datenaustausch (EDI) von Auftragsdaten kann mit Services oder geeigneter Software angeboten werden.

Wollen Sie keine eigene EDI-Software kaufen/mieten und und administrieren m√ľssen, empfehlen wir Ihnen Services f√ľr EDI-Prozesse.

Dies k√∂nnen Software-as-a-Services wie Web-EDI oder verwaltete Services (Managed Services) sein. Bei letzteren haben Sie zudem den Vorteil, dass Sie sich nicht selbst um die Administration und den Ablauf der Verarbeitung sowie etwaiger Fehler aktiv selbst k√ľmmern m√ľssen.

Das Thema klingt komplex – zugegeben das kann es auch sein – die Vorteile √ľberwiegen jedoch klar!

Jede elektronische Bestellung, die Sie nicht manuell in Ihr System tippen oder aus einer E-Mail oder gar telefonisch √ľbernehmen m√ľssen, spart Ihnen wertvolle Zeit und senkt die Gefahr des „Vertippens“. So k√∂nnen Sie oder Ihre Mitarbeiter die Zeit effizienter nutzen, um das restliche Tagesgesch√§ft optimal zu bearbeiten.

Auch die Nachverfolgung von elektronischen Bestellungen wird erleichtert. Denn in der Regel werden auch die Antwort-Dokumente wie Auftragsbest√§tigungen, Lieferbest√§tigungen, Stornos und Rechnungen √ľber diesen Weg ausgetauscht. Somit wird auch der „Nachbearbeitungsprozess“ von Bestellungen und Auftr√§gen optimiert.

F√ľr die Daten√ľbermittlung wird auch hier oft SFTP/FTP, E-Mail oder AS2 oder x.400 verwendet.

Alternativ bietet sich nat√ľrlich auch hier die Anbindung via API. Sollte Ihr Lieferant oder Kunde eine API zur Verf√ľgung stellen, so ist auch die Umsetzung einer API-zu-API-Kommunikation m√∂glich. Dieser Datentransfer bietet nochmals weitere Vorteile, da die √úbermittlung (im Idealfall) nahezu in Echtzeit erfolgt.
Sollte Ihnen Ihr System hier keine Möglichkeit einer geeigneten API bieten, um diese Prozesse direkt zu automatisieren, können Sie auch hier Web-EDI oder Managed Services zwischenschalten.

Fazit – Elektronischer Datenaustausch als Chance!

Kommen wir zur Zusammenfassung. Der elektronische Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihren Gesch√§ftspartnern sollte heute nicht mehr nur eine Chance, sondern mehr eine Notwendigkeit sein. Sie gewinnen niedrige Fehlerquoten und Zeit. Und nie war der Ausdruck „Zeit ist Geld“ treffender als in der schnelllebigen Zeit in der wir heute leben.

Vor allem im E-Commerce werden EDI, APIs und der automatisierte Ablauf von Prozessen immer wichtiger und zum Standard. Hier können Sie es sich schlicht nicht mehr erlauben Prozesse in diesen Bereichen manuell zu tätigen, sollten Sie eine entsprechende Anzahl von Produkten verkaufen bzw. anbieten oder eine höhere Zahl an Bestellungen abwickeln.

Sobald Sie die Prozesse implementiert haben, sollten Sie Ihre Investition bereits nach k√ľrzester Zeit wieder gewonnen haben.

Autor

Alexander Stuparek

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