Unternehmen, sicher auch Ihres, stehen heute vor vielen – oftmals auch neuen – Herausforderungen, die durch veränderte Markt-Gegebenheiten und neue Vertriebswege entstanden sind. Elektronischer Datenaustausch ist vermutlich eine dieser.
Vor einigen Jahren war es noch an der Tagesordnung Bestellungen per Fax oder Telefon zu übermitteln bzw. zu empfangen und Artikel- bzw. Produktkataloge in Papierform zu versenden.
In Zeiten des E-Commerce und immer vernetzten Systemen müssen sich schlussendlich alle Unternehmen mit den Themen E-Commerce, Digitalisierung und Automatisierung auseinander setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Doch wie so oft – jede Herausforderung bringt auch neue Chancen für das eigene Unternehmen. Prozesse können (bzw. müssen) neu aufgestellt und im Idealfall auch optimiert werden.
Sollte Ihr Unternehmen heute noch keine Strategie oder Lösung für diese Themen haben, so sollten Sie schnell handeln. Oft fehlt es jedoch an Manpower, Know-How und den geeigneten Tools.
Wir möchten Ihnen hier einen kurzen Überblick geben, wie Sie – ohne jahrelanger Planung – mit elektronischem Datenaustausch starten können oder diesen erweitern können.
Elektronischer Datenaustausch von Produktkatalogen
Der wohl einfachste Schritt ist der elektronische Datenaustausch von Produktdaten.
Lieferanten / Hersteller
Stellen Sie Ihren Kunden alle notwendigen Daten Ihrer Produkte in Form eines elektronischen Produktkatalogs zur Verfügung. So können Sie Ihren Kunden und Partner tagesaktuell alle relevanten Daten übermitteln, die auf deren Seite für die Pflege der Artikel nötig sind. Auch Lagerbestands- und Preis-Updates sollten Sie möglichst regelmäßig zur Verfügung stellen.
Unsere Empfehlungen:
- Produktdaten im BMEcat-Format
- Bruttopreisliste im BMEcat integrieren
- Nettopreise als kundenspezifischen BMEcat oder zusätzlich als CSV-Datei
- Lagerbestände als CSV-Datei – idealerweise 1-2 stündlich
Alle Daten sollten Sie per FTP/SFTP zum Download bereitstellen.
Als Alternative zum dateibasierten Austausch können Sie Ihren Kunden auch eine API zur Verfügung stellen, damit diese regelmäßig alle notwendigen Daten abrufen und verarbeiten können.
Händler / Einkäufer
Als Händler, vor allem im E-Commerce benötigen Sie guten Content für Ihren Online-Shop oder andere Verkaufskanäle wie beispielsweise Amazon.
Manuell bzw. händisch Produktdaten aufbereiten kostet viel Zeit – natürlich abhängig von der Artikelanzahl – und bringt auch eine hohe Fehleranfälligkeit mit sich.
Sollte Ihnen Ihr Lieferant Produktdaten in elektronischer Form anbieten (können), Sie diese aber noch nicht verarbeiten, so sollten Sie das umgehend ändern.
Ihre Vorteile durch die Verarbeitung bzw. den (möglichst) direkten Import in Ihr System:
- Aktualität des Artikelstamms (vor allem wichtig bei Dropshipping)
- oftmals besserer Content (der immer noch individuell angepasst werden kann)
- aktuelle Preise um zu verhindern Produkte unter der Marge zu verkaufen
- aktuelle Lagerbestände – diese sollten so oft wie möglich aktualisiert werden
- Bild- und Mediendaten, die Ihnen sonst oft nicht zur Verfügung stehen
Elektronischer Datenaustausch von Bestellungen und Aufträge
Nur mit elektronischen Produktdaten wird das gesamte Optimierungspotential nicht ausgeschöpft. Jede automatisiert und elektronisch übermittelte Bestellung spart Ihnen Zeit und senkt die potentielle Fehlerquote.
Oft ist die große Hemmschwelle bei der Einführung von EDI-Prozessen im Bestellwesen die Annahme, dass diese zeitaufwändig und teuer sind.
Da kann ich Sie gleich etwas beruhigen…
Natürlich hängt dies vom Aufwand der umzusetzenden Prozesse ab, in der Regel haben sich die Kosten für die Implementierung bereits nach wenigen Monaten bereits wieder amortisiert.
Welche Möglichkeiten haben Sie hier?
Für alle Szenarien – egal ob das Senden oder Empfangen – hinsichtlich EDI-Bestellungen bzw. EDI-Aufträgen gilt:
Der dateibasierte elektronische Datenaustausch (EDI) von Auftragsdaten kann mit Services oder geeigneter Software angeboten werden.
Wollen Sie keine eigene EDI-Software kaufen/mieten und und administrieren müssen, empfehlen wir Ihnen Services für EDI-Prozesse.
Dies können Software-as-a-Services wie Web-EDI oder verwaltete Services (Managed Services) sein. Bei letzteren haben Sie zudem den Vorteil, dass Sie sich nicht selbst um die Administration und den Ablauf der Verarbeitung sowie etwaiger Fehler aktiv selbst kümmern müssen.
Das Thema klingt komplex – zugegeben das kann es auch sein – die Vorteile überwiegen jedoch klar!
Jede elektronische Bestellung, die Sie nicht manuell in Ihr System tippen oder aus einer E-Mail oder gar telefonisch übernehmen müssen, spart Ihnen wertvolle Zeit und senkt die Gefahr des „Vertippens“. So können Sie oder Ihre Mitarbeiter die Zeit effizienter nutzen, um das restliche Tagesgeschäft optimal zu bearbeiten.
Auch die Nachverfolgung von elektronischen Bestellungen wird erleichtert. Denn in der Regel werden auch die Antwort-Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferbestätigungen, Stornos und Rechnungen über diesen Weg ausgetauscht. Somit wird auch der „Nachbearbeitungsprozess“ von Bestellungen und Aufträgen optimiert.
Für die Datenübermittlung wird auch hier oft SFTP/FTP, E-Mail oder AS2 oder x.400 verwendet.
Alternativ bietet sich natürlich auch hier die Anbindung via API. Sollte Ihr Lieferant oder Kunde eine API zur Verfügung stellen, so ist auch die Umsetzung einer API-zu-API-Kommunikation möglich. Dieser Datentransfer bietet nochmals weitere Vorteile, da die Übermittlung (im Idealfall) nahezu in Echtzeit erfolgt.
Sollte Ihnen Ihr System hier keine Möglichkeit einer geeigneten API bieten, um diese Prozesse direkt zu automatisieren, können Sie auch hier Web-EDI oder Managed Services zwischenschalten.
Fazit – Elektronischer Datenaustausch als Chance!
Kommen wir zur Zusammenfassung. Der elektronische Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern sollte heute nicht mehr nur eine Chance, sondern mehr eine Notwendigkeit sein. Sie gewinnen niedrige Fehlerquoten und Zeit. Und nie war der Ausdruck „Zeit ist Geld“ treffender als in der schnelllebigen Zeit in der wir heute leben.
Vor allem im E-Commerce werden EDI, APIs und der automatisierte Ablauf von Prozessen immer wichtiger und zum Standard. Hier können Sie es sich schlicht nicht mehr erlauben Prozesse in diesen Bereichen manuell zu tätigen, sollten Sie eine entsprechende Anzahl von Produkten verkaufen bzw. anbieten oder eine höhere Zahl an Bestellungen abwickeln.
Sobald Sie die Prozesse implementiert haben, sollten Sie Ihre Investition bereits nach kürzester Zeit wieder gewonnen haben.
